“ Sistem Optimalisasi Pelayanan Rawat Jalan”
Ada 5 Faktor yang harus dioptimalkan untuk menjadikan pelayan rawat jalan bermutu.
• Faktor Man : Berkaitan dengan sumber daya manusia
Berbicara peningkatan mutu pelayanan yang berhubungan dengan SDM tentu saja terkait dengan pengembangan kompetensi. Kompetensi pada umumnya dapat dipahami sebagai kombinasi antara pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill), dan sikap/perilaku (attitude) seorang karyawan sehingga mampu melaksanakan pekerjaannya. Beberapa ahli menyatakan bahwa pengetahuan dan ketrampilan merupakan hard competency sedangkan sikap dan perilaku sebagai soft competency. Pengembangan kompetensi SDM ini tidak terbentuk dengan otomatis. Kompetensi harus dikembangkan secara terencana sesuai dengan pengembangan usaha agar menjadi kekuatan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Di rumah sakit diperlukan karyawan yang selalu meningkatkan kompetensinya karena tehnologi, ilmu pengetahuan tentang pelayanan kesehatan berkembang sangat pesat dari waktu ke waktu. Adanya peralatan baru, metode perawatan yang berubah merupakan contoh betapa perlunya pengembangan kompetensi. Kegiatan pengembangan kompetensi ini antara lain pendidikan dan pelatihan, pemagangan di rumah sakit lain.
Pengetahuan dan ketrampilan yang di kategorikan sebagai hard competency, dimana pengetahuan merupakan output dari pendidikan formal yang diperoleh. Dan ketrampilan adalah wujud dari perjalanan pengalaman seseorang dan seringnya melakukan ketrampilan tersebut. Untuk meningkatkan ketrampilan dapat dilakukan dengan pelatihan. Di mana pelatihan merupakan usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya, atau satu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya. Hard competency, baik pengetahuan dan ketrampilan biasanya lebih mudah untuk dikembangkan dan tidak memerlukan biaya pelatihan yang besar untuk menguasainya dan rumah sakit manapun bisa melakukannya.
Untuk pengembangan Soft competency, yang terdiri dari sikap/perilaku yang merupakan penerapan dari konsep nilai yang diyakini, karakteristik pribadi dan motivasi karyawan. Konsep nilai bahwa bekerja adalah ibadah, menolong orang lain adalah kewajiban, bersikap baik dan tersenyum pada semua orang adalah sebuah keharusan akan menumbuhkan kinerja yang baik pada karyawan. Serta memotivasi diri untuk selalu semangat bekerja. Motivasi ini selain dari internal atau diri sendiri juga dapat dilakukan oleh pihak eksternal atau pihak organisai (Rumah Sakit) dengan membuat hubungan yang nyaman antara pimpinan dan karyawan, dengan mengajak karyawan berunding saat ada masalah,memberikan fasilitas kepada para pegawainya dengan adanya bonus, kegiatan hiburan atau liburan,kenaikan gaji, bahkan promisi jabatan.
• Faktor Machine : Berkaitan dengan kelengkapan sarana prasarana yang berkaitan dengan pelayanan
Optimalisasi faktor machine ini dapat dilakukan oleh manager penyelia untuk melengkapi sarana dan prasarana seperti penambahan mesin cetak(printer) untuk mencetak SEP ( Surat Eligibilitas Peserta) dan karcis. SEP perlu dicetak setiap adanya kunjungan dari pasien BPJS sebagai bukti bahwa peserta tertanggung. Kemudian sarana komunikasi seperti pengeras suara(mic) untuk memperjelas pemberitahuan kepada pasient yang datang untuk memperoleh pengobatan. Penambahan atau pengadaan sarana prasarana ini juga berkaitan dengan proses pengawasan dan evaluasi, sehingga dapat memberikan saran perencanaan pengadaan atau penambahan alat perlengkapan.
• Faktor Methode : Berkaitan dengan alur atau prosedur rawat jalan
Optimalisasi yang berkaitan dengan methode ini dapat dilakukan dengan cara memberikan info atau papan penunjuk arah dari bagian pendaftaran, ruang dokter, poliklinik, hingga pintu keluar sehingga alur rawat jalan dapat dimengerti oleh pasien atau keluarga yang mengantarkan. Pemberitahuan ini juga dapat dilakukan oleh bagian per bagian untuk mengarahkan pasien melanjutkan pada tahapan/alur rawat jalan.
• Faktor Material : Berkaitan dengan kelengkapan data administrasi pasien
Optimalisasi yang berkaitan dengan material ini dapat dilakukan dengan memberikan pengetahuan kepada pasien, bahwa pihak rumah sakit dalam menangani pasien memerlukan data/berkas yang lengkap sebagai pengurusan administrasi yang dilakukan sebelum pasien ditindak lanjuti. Banyak ditemukan kasus pada faktor material ini seperti pengguna BPJS yang tidak membawa surat rujukan dari puskesmas/layanan kesehatan paling rendah yang telah ditetapkan sendiri oleh pengguna BPJS ketika melanjutkan atau melakukan pengobatan di RS yang bukan tempatannya.
• Faktor environment : Berkaitan dengan lingkungan
Optimalisasi yang berkaitan dengan lingkungan ini dapat dilakukan dengan memperbaiki ruangan, baik ruang tunggu maupun ruang perawatan hingga toiletnya agar pasien memperoleh rasa nyaman. Contohnya pada saat jam padat pengunjung rawat jalan di suatu RS maka antrian yang panjang juga harus sesuai dengan ruang tunggu yang memadai. Oleh karena itu ruang tunggu yang tidak memadai dapat dioptimalkan dengan memperluas ruang tunggu atau menambah petugas agar antrian tidak terlalu panjang. Hal ini juga berkaitan dengan kecepatan kinerja petugas(faktor man) yang standarisasinya < 60menit. Akan tetapi standarisasi ini dapat berbeda beda pada setiap RS sesuai dengan SOP(Standar Operasional Prosedur) yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari kelima faktor optimalisasi diatas yang menjadi faktor penyebab utama kurang optimalnya pelayanan rawat jalan adalah faktor SDM dan keadaan lingkungan yang kurang nyaman. Kekurangan itu terjadi karena sistem monitoring dan evaluasi yang belum berjalan secara maksimal. Solusi yang diusulkan adalah dengan memberikan pelatihan kepada manajement tentang metode evaluasi dan monitoring yang akan dibahas oleh kelompok 5, mengenai mekanisme pengawasan dan pengendalian RS.
